Scanias organisation har genomgått en digital transformation för att förbättra effektiviteten och möta de ökade kraven från leverantörer. Omvandlingen av manuella och icke-integrerade processer för incidenthantering och beställningar har gått genom ServiceNow.
Scania har en historia av att leverera högkvalitativa tjänster och produkter. Men för att kunna ligga i framkant även i framtiden krävs förändringar. 2019 påbörjade därför företaget sin digitala resa för att effektivisera organisationen tillsammans med ServiceNow.
– Beslutet fattades av Scanias ledning eftersom man ansåg att man hade mer att förlora på att inte göra det. Och med de allt högre ställda förväntningarna från leverantörer så fanns det ingen anledning att vänta, säger Victoria Rosell Sverigechef på ServiceNow.
Den övergripande filosofin var är skapa en plattform som möjliggör nära samarbete med IT-relaterade tjänster. Flera av processerna hanterades då manuellt och var inte sammanlänkade. Bara att lägga beställningar av datorer var tidskrävande och krävde att papper skickades fram och tillbaka. Att sedan få ut en dator och konfigurera den var en annan komplicerad och tidskrävande uppgift.
– Detta gjorde att tillgången var begränsad, och allt var organiserat på ett sätt som hindrade en sömlös integrering. Placering av ordrar och andra processer skedde också isolerat, vilket skapade ineffektivitet och brist på överblick.
Genom att implementera ServiceNow plattform bröts isoleringen av processer, och plattformens fördelar blev uppenbara från grunden vilket öppnade för en mer effektiv arbetsgång inom företaget. Och den ökade produktiviteten har visat sig vara påtaglig.
– Exempelvis blev det en betydande ökning på att hantera datorer till de anställda med upp till 100 datorer om dagen mot tidigare 20. Ledtiderna har blivit kortare och övergripande ökning av produktiviteten har skett, säger Victoria Rosell.
Samtidigt har parallella kostnadsbesparingsinitiativ möjliggjort en effektiv hantering av exempelvis prenumerationer och kontrakt som tidigare var oklara.
– Hittills har Scania lyckats få ner kostnaderna på tjänster som man tidigare inte hade kontroll på med cirka 1,6 miljoner kronor i månaden. Det är stora pengar, säger Victoria.
I en mångfacetterad arbetsmiljö med data spridda över olika platser har förmågan att fatta beslut snabbare och upprätthålla bättre kontroll blivit en kritisk förutsättning.
– Detta blir särskilt viktigt med tanke på den ökande komplexiteten och kraven från en arbetskraft som ständigt efterfrågar moderna verktyg och effektiva arbetsmetoder.
Att skapa en enhetlig och holistisk arbetsplats, där samarbetet mellan IT och HR har blivit avgörande. Med 57 000 anställda som tidigare var utspridda har det varit en utmaning att hantera processer som exempelvis onboarding på ett mer listigt sätt.
– Att integrera och automatisera HR-processer har visat sig bli en vändpunkt för Scania. Nu kan IT och HR samarbeta tack vare en smidigare digitalisering och automatisering av olika plattformar.
Victoria understryker dock att framgången med en digital transformation framför allt vilar på att få med sig personalen på resan. Här är utbildning, delaktighet och att vara öppen för inspel från medarbetarna A och O.
– Dels tycker jag att man inte ska vara rädd för att ta hjälp av någon som redan gjort den här resan, det kan vara leverantör eller en affärspartner. Kärnan för framgång i en digital transformation ligger i att man skapar värde. Därför är det viktigt att parallellt jobba med värderealisering – vad är det vi ska uppnå och hur. Bästa sättet är att börja med det område som är mest eftersatt och sedan ta det steg för steg, avslutar Victoria Rosell.
Fem lärdomar om digital transformation:
1 Framtidsinriktade beslut: Digitalisering är nödvändig för att möta ökade förväntningar från leverantörer och för att bibehålla företagets position i framkant.
2 Processintegration för effektivitet: Integrering av manuella och isolerade processer leder till en mer effektiv arbetsgång och ger kortare ledtider.
3 Mätbar produktivitetsökning: Digitaliseringen resulterar i en påtaglig produktivitetsökning.
4 Effektiv kostnadsbesparing: Genom bättre kontroll av olika processer kan stora kostnader kapas.
5 Mänsklig dimension och samarbete: Fokus på personalens delaktighet och utbildning är avgörande för framgång. Att skapa en enhetlig arbetsplats är kritiskt för en framgångsrik digital transformation.
