Trots att arbetslösheten är rekordlåg inom flera sektorer i Sverige kan både små och stora företag inte undgå att påverkas av världsläget. Krig, energikris, försörjningsproblem och hotet om lågkonjunktur har lett till uppsägningar inom flera branscher, inte minst inom teknikbranschen. Även om vi på Datto och Kaseya har upplevt flera framgångar de senaste åren har vi sett många teknikföretag förlora anställda.
När anställda slutar försvinner ofta värdefull kunskap som företagen måste ersätta. Om en organisation inte är beredd på den plötsliga nedgången i arbetskraft kan det vara avgörande att förlora den kompetens som medarbetarna samlat på sig under hela sin anställning. Oavsett om ni är ett litet företag med en intern IT-avdelning eller en leverantör av IT-funktionstjänster (MSP:er) med ansvar för många små företags IT-tjänster kan det bli kritiskt när medarbetare med specifik IT-kunskap lämnar företaget.
IT-avdelningen är viktig för de flesta företag och när den kapas påverkar det inte bara de kvarvarande anställda utan hela företagets verksamhet, samtidigt som det kan skada kundrelationerna. Om en anställd till exempel lämnar företaget utan att lämna över viktig information om en kunds IT-miljö riskerar organisationen att förlora den informationen helt eller så tvingar det andra anställda att slösa tid på att spåra data. I många fall utsätts därför kunderna också för ytterligare risker när nyanställda inte är uppdaterade och måste ta till tidskrävande metoder för att hitta svar på enkla frågor. Utan proaktiva åtgärder börjar cykeln om igen när nästa medarbetare lämnar organisationen.
Men att anställda slutar leder inte nödvändigtvis till kunskapsförlust för företaget. Med standardiserade dokumentationsprocesser och automatisering kan du säkerställa att nödvändig kunskap stannar i organisationen. Enligt min uppfattning finns det tre särskilda åtgärder som är avgörande för att säkerställa kontinuitet:
Säker, centraliserad tillgång till information.
Dokumentera viktiga detaljer, till exempel en kunds IT-miljö och hur man löser problem hos kunden, på en central och säker plats. Med ett centralt förråd av information kan man låsa upp åtkomstkontroll, automatiskt övervaka och lagra lösenord, domäner och SSL-certifikat, samt spåra vem som kommer åt och ändrar kundinformation. Säker åtkomst hjälper till att minska säkerhetsrisker och exponering för sårbarheter, vilket håller dina kunder och anställda nöjda.
Standardisera och spara bästa praxis.
När en ny medarbetare börjar kan det vara utmanande och tidskrävande att förstå organisationens processer och system. Därför är det viktigt att spara och standardisera de interna inställningarna. Ge IT-tekniker tillgång till den information de behöver för att utföra sitt jobb, men se till att de inte överväldigas av information. Genom att spara bästa praxis för dagliga uppgifter som till exempel säkerhetsuppgraderingar, lösenordsåterställningar och systemåtkomst på en central plats kan du hjälpa anställda att lösa problem snabbare och säkerställa att anställda är redo att arbeta så snart som möjligt.
Automatisera för att spara tid och skapa meningsfullt arbete.
Dokumentation av processer och aktiviteter kan spara tid och ansträngning, men det blir ännu bättre med automatisering. Att automatisera manuella processer som datainmatning och säkerhetskopiering av konton hjälper till att effektivisera arbetsflöden, minimera mänskliga fel och öka säkerheten. Dessutom kan det förbättra produktiviteten och frigöra IT-teknikers tid för mer värdefullt arbete. Det bidrar inte bara till att utveckla företaget, det motiverar även medarbetarna att göra en extra insats när de saknar en medarbetare i teamet.
Varje organisations IT-system är unikt och det kan ta tid för nya medarbetare att lära sig de tekniska detaljerna på specifika plattformar och i processer. Men genom att skapa ett säkert förvar och bibliotek som innehåller all dokumentation och etablerade rutiner kan du säkerställa att nuvarande anställda är lika produktiva och uppdaterade som de som har lämnat företaget.
Scott Gower, nordisk säljchef på Datto, ett företag ägt av Kaseya
